Avec le passage d’Osiris en version 19 64bits il a été nécessaire de redévelopper le module de scan des documents. Dans les versions précédentes nous utilisions le pilote twain qui n’est plus compatible avec les systèmes 64 bits. Nous en avons profité pour améliorer le module afin de pouvoir scanner plusieurs pages par document. Il n’y a pas de limites au nombre de pages que l’on peut scanner.
Stockage des documents scannés : La question que l’on nous pose souvent est celle-ci : Est-ce que les documents scannés vont gonfler de manière trop importante la base de données ? La réponse est que quel que soit le nombre de documents scannés, le format ou la résolution utilisés ou bien le nombre de pages numérisées, le fichier de données n’augmente pas de 1 octet. En effet si le document présente plus que 1 page il est stocké dans un dossier partagé sur votre réseau au format PDF (voir paramétrage) ; s’il fait une page il est stocké par 4D dans un fichier de données externe qui fait partie des données 4D mais qui n’est pas dans le fichier de données. Tous ces documents scannés sont dans un dossier Osiris.ExternalData au niveau de votre base de données. Si vous avez scannés 10000 documents de 1 page vous verrez que ce dossier contient 10000 fichiers séparés, chacun correspondant à un document de 1 page.
Paramétrage des options de scan par défaut : Pour paramétrer les options de scan par défaut il faut aller dans Maintenance – Paramètres de lancement (page 5/7).
Vous pouvez définir la résolution. Il faut choisir une résolution compatible avec votre scanner mais généralement on se contentera d’une résolution de numérisations de 200 dpi. On peut choisir 300 ou 600 si le scanner le permet, le document sera plus volumineux mais peu importe vu ce que nous avons dit au paragraphe précédent, par contre en fonction des performances de votre scanner plus la résolution est grande plus le temps pour scanner peut être important voire pénalisant pendant un accueil. Mode permet de choisir entre une numérisation couleur, noir et blanc ou en niveaux de gris. Format permet de choisir le type d’image générée entre JPG, PNG, GIF, TIF et BMP. Généralement la meilleure option en terme de performance est le format JPG. Hauteur et largeur (par défaut à 0) définissent le format de la page par défaut à scanner. Généralement on laisse ces paramètres à 0, le scanner se chargera du reste. Pour certains scanners cependant il faut définir ces valeurs. Dans le cas d’un format de page normal (A4) vous mettrez hauteur à 297 et largeur à 210 mm. Le bouton « Récup. Scans old versions » permet de récupérer les documents scannés dans les anciennes versions d’osiris (qui eux étaient stockés dans la base de données) et de les enregistrer soit dans le dossier Osiris.ExternalData s’il d’agit de documents de 1 page soit dans le dossier partagé où sont stockés les documents PDF (pour les documents de plus de 1 page). Le chemin des scans permet de définir le chemin réseau du dossier où sont enregistrés les documents de plusieurs pages (en pdf). Je vous conseille de créer un dossier scans sur votre serveur au niveau de la base osiris afin de ne pas regrouper les éléments de la base de données. Vous devez vous assurer que ce dossier est visible par tous les postes de votre réseau en lecture/écriture sinon vous risquer d’avoir des difficultés pour scanner et/ou lire un document scanné.
Comment scanner un document : Vous pouvez scanner un document à l’accueil ou en modification de l’accueil 2 types de documents : les documents patients (CIN, prise en charge etc …) et les documents prescripteur (généralement l’ordonnance).
Dans l’exemple ci-dessus un document médecin est déjà scanné (liseré coloré). Si on clique dessus, Osiris propose soit de visualiser le document soit de le remplacer. On ne peut pas ajouter des pages à un document déjà scanné. Pour ce faire il faut choisir « Remplacer le document scanné » et scanner à nouveau la totalité du document. Quand on clique sur l’icône de scan la fenêtre suivante s’affiche :
Osiris propose d’entrée le scan d’un document de 1 page (le cas le plus courant) avec les options par défaut définies dans paramètres de lancement. Les options par défaut sont modifiables. Cela peut être utile si vous cherchez une résolution plus importante mais également dans le cas où vous auriez des modèles différents de scanner dont un ne supporte pas les valeurs par défaut.
Si vous avez une seule page à scanner vous cliquez simplement sur le bouton « Scanner ». Lorsque la numérisation est terminée une imagette du document scanné s’affiche dans la fenêtre.
Si vous avez plusieurs pages à scanner (ou un document recto-verso qui font donc 2 pages) vous définissez le nombre de pages qui devront être numérisées et 2 cas se présentent :
- Soit votre scanner dispose d’un chargeur et après avoir défini le nombre de pages vous sélectionnez l’option « Toutes (dans chargeur) ».
- Soit votre scanner est un scanner à plat sans option de chargeur et vous sélectionnez l’option « Une par Une ». Vous mettez les pages une par une et osiris vous signale le moment ou vous devez insérer la page suivante.
dans la palette en haut de la fenêtre osiris permet d’avoir une synthèse de tous les documents scannés (documents patients, documents médecins, résultats scannés). Elle permet en outre de voir les documents importés et les graphes associés à des résultats d’analyses, comme les graphes d’électrophorèses (voir l’article « Gestion documentaire »). Par défaut elle affiche les documents de la journée mais on peut filtrer la recherche sur une période donnée ou une référence de dossier.